時間管理をして時間を増やす。

 

時間は誰にでも平等に与えられている。1日が24時間であることに変わりはない。超多忙なスケジュールの人でも、忙しくないと答えたり、反対に、あまりスケジュールがない人でも忙しいと答える。この違いはなんなのだろうか。今回はタイムマネジメントにフォーカスして書いていくことにする。


二度と戻らない時間

「お金はなくなれば稼げばいい、でも時間はなくなれば二度と取り戻すことはできない。」ある経営者にそう言われ、その時強い衝撃を受けた。これが私の時間を意識し始めたきっかけだ。「時間は二度と取り戻せない。」当たり前のことを言っているのだが、私たちは毎日どれほど時間を意識しているのだろうか。
例え地位や名誉、恵まれた環境にいなくとも、時間は誰にでも平等に与えられている財産であることを、私たちはまず認識しなければならない。

 

時間をそれほどまで意識していなかった以前の私はというと、仕事から疲れて帰ってきて、気がつけば電気をつけっぱなしのまま寝ていて、次の日は疲れが溜まっていて朝はぼーっとしたままメールチェック、たくさんのメールに返信していたら気がつけば12時前・・・。急いで会議の資料を準備し、午後は会議が長引き時間を見るともう16時。終わらせなければならない仕事はまだ終わってない。そして遅くまで仕事し、帰宅して大学の授業を受け、Netflixで趣味の映画を見て深夜3時に就寝。。。翌朝は疲れが溜まって・・・悪循環を繰り返していた。

 

どうにかしてこのサイクルを断ち切らねばと決意し、時間管理をして日々の時間を増やすことをテーマに生活をしてきた。その甲斐あって、今は寝る時間は遅くとも翌朝はすっきりと目覚め、効率的に仕事を進めることができるようになり、以前より仕事が増えたにも関わらずあまり忙しいと感じなくなった。
差し出がましいながら自分のための備忘録も兼ね、私が実践してきた時間管理の方法を綴っていく。

 

時間管理ツール1:Be Focused、集中と休息を繰り返す

まず、特におすすめなのが「Be Focused」というMac&iPhoneアプリだ。もうこれはご存知の方もいるかもしれないが、もっと早く知りたかったサービスである。このサービスを説明する前に、ポモドーロテクニックに関して簡単にお伝えする。
ポモドーロテクニックとは、短めの作業と短い休憩を繰り返すことであり、25分作業に集中し、5分休憩の合計30分を1ポモロードとし、4ポモロードの2時間繰り返すと30分休憩する。人間の集中力は15分ぐらいでピークに達し、25分以降は集中力のピークが落ちてくる。この理論を踏まえて開発されたのが「Be Focused」だ。
Be FocusedはiPhone版もあるが、iPhoneで通知されると他の通知も目に入って集中力が途切れるので、私の場合はMacのデクストップ版アプリを使っている。有料版だと広告が非表示や、CSVに書き出し、MacとiPhoneの同期などができるが、有料版でも無料版でもどちらでも良いと思う。私はiPhoneと同期する必要がないため、無料版を利用している。

 

Mac版だと右上のメニューバーに残り時間が表示される。

 

 

緑は休憩の時間。休憩時間は、コーヒや水を飲む、軽いストレッチをして血流を良くする、瞑想するなどがおすすめ。

 

 

もちろん、アプリを利用しなくてもスマホのタイマーでもこの方法はできるが、25分ごとに手動でタイマーを設定し直さなければならない。しかしこのアプリは一度設定すれば自動的に繰り返してくれる。そして、何の作業に何時間使ったか、1日何時間作業したかを自動的にグラフレポートを生成してくれるため、かなり良い。作業効率を上げ、生産的な会議をしたい人には本当におすすめしたい。アプリは英語版しかないが、簡単な英語なので設定も難しくない。詳しい使い方は検索すれば色々出てくる。

 

Be Focused

 

時間管理ツール2:リマインダー、メールを見る時間を管理する

 

気がついたらメールをチェックしている、メールの通知が来ると気になってしまう。以前までは私は1日にメールの受信箱のウィンドウを常に開き、他の作業をしながらメールに返信したりと常にマルチタスク状態だった。
しかし考えてみてほしい。そのメールはすぐに返信しなければならないのか?もちろん、そういう場合もあるだろう。しかし大抵の場合、メールを受信してすぐに返さなくても問題がないものばかりである。急ぎの場合は電話がかかってくるはずだからだ。

 

メールが来て作業が中断されると、集中力が途切れてしまう。そこで、メールを見る時間を決め、その時間に集中してメール対応を行うとよい。そこで活躍するのがリマインダーアプリだ。
リマインダーの使い方は言うまでもないが、私は一日5回、メールチェックのためのリマインダーを設けている。今は5回だが、本当は1日3回に減らしたいので徐々に減らしていきたいと思う。

 

 

時間になるとデスクトップに通知が来るようになっているため、他の作業をしている間はメールのことを気にしないようにしている。通知が来れば、作業を中断しメールにフォーカスする。こうすることで、メールによるマルチタスクを減らし、生産性を向上することができ、結果的に時間を増やすことに繋がる。

 

時間管理ツール3:エクセルで可視化し優先順位をつける

 

作業を効率化するために、作業内容を可視化することも重要だ。可視化することは、無駄を減らすことにつながる。時間を増やしたいのであれば、作業の生産性を上げることも重要であるが、同時にやるべきことを減らすことも必要だ。

 

では、具体的にどのような方法を用いるのか。答えは簡単だ。重要度と緊急度のマトリクスにタスクを振り分けていくだけである。この手法は有名なので、ご存知の方は多いかと思う。実にシンプルな方法だが、このマトリクスを作成することで、意識的に重要でない項目を減らすことができる。

 

各領域の例は次のようなものだ。「7つの習慣」(スティーブン・R・コヴィー著)より抜粋。

 

<第一領域>
・締め切りのある仕事
・重要な会議
・病気、事故、災害対応

 

<第二領域>
・健康維持
・準備や計画
・リーダーシップ
・勉強や自己啓発
・人間関係づくり

 

<第三領域>
・突然の来訪
・多くの電話
・多くの会議や報告書
・無意味な接待や付き合い
・雑事

 

<第四領域>
・暇つぶし
・テレビ
・単なる遊び
・その他意味のない活動

 

私たちは日々、第一領域の「緊急かつ重要」なことに目を向けてしまいがちだ。しかし、第二領域の「緊急ではないが、重要」なことを最優先にすることが、私たちの人生を豊かにする上で重要なことだと考える。
第三領域は、Noという勇気を持つことで極力減らせるのではないだろうか。第四領域は意識することで減らすことができる。

 

そして重要度のマトリクスができたら、それぞれのタスクにかける時間を決めておくと良い。

 

時間を有効に使うために:朝を制するものは人生を制する

 

「朝を制するものは人生を制する」とはよく言ったものだ。
もし毎日1時間早起きしたならば1年間で365時間、およそ15日間の活動ができる。これを10年続ければ、10年続けなかった時と比べ150日分もの差ができる。

 

早起きの成功者は実に多い。有名な例ではスターバックスCEOのハワード・シュルツ氏もその一人だ。彼は朝4:30に有名無名に関わらず、確かに知人の経営者の方々は全員朝が早い。
朝起きてから3時間はゴールデンタイムだと思う。無駄な雑念も入らず、集中力が高まる時だと感じている。だから朝は一番大事なタスク(第二領域のもの)や読書、英会話など自己成長に使うと良い。私は朝起きて、朝食を食べ一日の計画を立てる。そして5〜10分ほど瞑想をし、集中すべき大事なタスクか語学の勉強or読書をする。そのあと、出勤の準備をしながらサンボマスターの曲をかけてテンションを上げてから出発、というのがいつもの流れだ。朝は近所の鶏の鳴き声がうるさいため、大抵5時30分ごろには目覚める。もし、朝起きるのが辛い!まだ寝ていたい!という自分に負けてしまいそうな時は「5秒ルール」を設けると良い。5秒ルールとは、何か思い立った時、行動するまで5秒心の中で数えるのだ。そして5秒目で行動する。個人的にこの方法はかなり良い。先延ばし癖を直すだけではなく、思い切った行動をしたい時などにも有効だ。

 

時間を有効に使うために:Kindle Unlimited

 

これは時間管理から少しずれるかもしれないが、Amazonが提供しているKindle Unlimitedを使えば、効率よく本を読むことができる。

 

Kindle Unlimitedは月額980円で対象の電子書籍が読み放題になるサービスだ。私はもともと電子書籍より紙の書籍派であったが、海外に住んでいるため日本の本が手に入らずKindle Unlimitedを利用し始めた。使ってみるとかなり良い。
個人的に良いと思う点は以下だ。
・PC、スマホ、タブレット端末のどれでも読める
・重要な箇所にハイライトをすることで、重要な部分のみを後で読み返すことができる
・超気軽に読書ができるため、普段は読まないようなジャンルの本も読み、読書の幅が広がる
・物が増えない

 

電子書籍だと本の読むスピードが速くなる気がする。ニュースを読んでいるような感覚で本を読める。そして上記にもあるように、ハイライトをつけた箇所は何度も後で読み返せるため、本の内容を忘れてしまうこともない。このハイライトをEvernoteにまとめておけば、後で容易に読み返すことができる。

 


時間を有効に使うために:次の日に疲れを持ち越さない

疲れを持ち越さないということは、仕事のパフォーマンスを維持する上で非常に重要である。
こう感じたのは、疲れを持ち越しすぎてうまくパフォーマンスを発揮できない時期があったからだ。
最近は治ったが、立っているのが辛いほど突然襲ってくる胃の激痛に1ヶ月間ほど苦しんだ。その期間は仕事も集中できず、病院に行こうにも海外の病院はどうしたらいいのか分からず、海外の薬は怖いので買えず、自己管理の甘さを嘆いた。
そこから生活習慣を見直し、お酒も控え、あまりストレスを溜めないように瞑想をする習慣をつけた。肉体的、精神的な疲れを翌日に持ち越さないためだ。そうすることで、いつの間にか体調は良くなり、朝に体の疲れやダルさはなく、すっきり目覚めるようになった。結果的に、仕事に集中できるようになり、作業効率が向上した。こういった経験から、疲れを翌日に持ち越さないよう心がけて過ごすことが大事だと強く思うようになった。

 

特におすすめなのが瞑想である。3分でもいいので、毎日瞑想することで思考が整理される気がしている。漠然とした不安な気持ちが軽くなり、リラックスした気持ちになる。それだけでなく、瞑想をすると睡眠の質を高めることができるので、寝る前に行うことで質の良い睡眠ができるという。ぜひ取り入れていただきたい。

 


仕事ではない、人生である。

 

これまで色々と時間管理について述べてきたが、時間管理の目的はあくまで「自分の人生の夢や目的を達成するための一つの方法」であって、「時間管理をして効率を上げること」を目的にしてはいけない。達成したい目的があってこその時間